Privacyverklaring

VetScribe is een dienst van:

KVK: 85880957
E-mail: sem@vetscribe.nl
Website: vetscribe.nl

Accountgegevens

• E-mailadres — voor accountaanmaak en inloggen via een eenmalige code (OTP)
• Naam — optioneel, voor personalisatie van de interface
• Praktijktype, specialisatie, EPD-voorkeur — optioneel, om de dienst af te stemmen op uw werkwijze

Audio-opnames

Wanneer u audio opneemt via VetScribe, wordt deze tijdelijk verzonden naar OpenAI (Whisper API) voor transcriptie. De audio wordt niet opgeslagen op VetScribe-servers. Na transcriptie wordt de audio niet door ons bewaard. Zie sectie 5 voor OpenAI's bewaartermijnen.

Transcripten en gegenereerde documenten

Uw ingesproken memo (transcript) wordt naar Anthropic (Claude API) verzonden om een veterinaire notitie te genereren. Het transcript en de gegenereerde tekst worden niet opgeslagen door VetScribe. De tekst wordt direct aan u getoond en niet bewaard in onze database.

Let op: Het transcript wordt wel verwerkt door Anthropic en OpenAI. Zie sectie 5 en 6 voor details over doorgifte en bewaartermijnen bij deze partijen.

Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt door Stripe (PCI-DSS Level 1 gecertificeerd). VetScribe slaat geen creditcard- of bankgegevens op. Wij bewaren uitsluitend een Stripe klant-ID om uw abonnement te beheren.

Gebruiksstatistieken

• Aantal gegenereerde documenten en laatste gebruik — voor facturering en limietbewaking
• Functionele analytics (welke templates worden gebruikt, copy-acties) — voor dienst-optimalisatie. Hierbij worden geen persoonsgegevens opgeslagen

Technische gegevens

• IP-adres — tijdelijk verwerkt in het werkgeheugen voor rate limiting en misbruikpreventie. Wordt niet persistent opgeslagen
• Browser-informatie — niet opgeslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — om de dienst te leveren waarvoor u zich aanmeldt (account, transcriptie, notitiegeneratie)
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — voor fraudepreventie, rate limiting en dienst-optimalisatie

VetScribe gebruikt uw data niet om eigen AI-modellen te trainen. Wat u inspreekt, blijft van u.

Voor onze sub-verwerkers geldt:

• Anthropic (Claude API) — API-verkeer wordt niet gebruikt voor modeltraining. Zie Anthropic Privacy Policy
• OpenAI (Whisper API) — API-verkeer wordt niet gebruikt voor modeltraining (opt-out is standaard voor API-gebruik). Zie OpenAI Privacy Policy

VetScribe maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers om de dienst te leveren:

Doorgifte naar landen buiten de EU/EER

Een deel van de verwerking vindt plaats buiten de EU/EER, met name bij Anthropic (VS), OpenAI (VS), Stripe (VS) en Resend (VS). Deze doorgifte is gebaseerd op:

• Standard Contractual Clauses (SCCs) — modelcontractbepalingen conform art. 46 lid 2 sub c AVG, zoals aangeboden door deze partijen
• Data Processing Agreements (DPA's) — met elke sub-verwerker is een verwerkersovereenkomst afgesloten of beschikbaar

Wij streven ernaar om zo veel mogelijk verwerking binnen de EU te laten plaatsvinden. De database (Supabase) draait in Frankfurt, Duitsland. Audio en transcripten worden niet door VetScribe opgeslagen — zij passeren de VS-servers van Anthropic en OpenAI uitsluitend voor verwerking.

• Audio — direct na transcriptie verwijderd door VetScribe. OpenAI kan API-verkeer tot 30 dagen bewaren voor misbruikdetectie
• Transcripten en gegenereerde notities — niet opgeslagen door VetScribe. Anthropic kan API-verkeer tot 30 dagen bewaren voor misbruikdetectie
• Accountgegevens — bewaard zolang uw account actief is. Bij verwijdering worden alle gegevens binnen 30 dagen gewist
• Inlogcodes (OTP) — verlopen na 30 minuten en worden periodiek opgeruimd
• Betalingsgegevens bij Stripe — conform Stripe's bewaartermijnen en wettelijke vereisten
• Functionele analytics — geanonimiseerd, bewaard voor maximaal 12 maanden

VetScribe plaatst de volgende cookies:

Beide cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst en vereisen geen toestemming onder de ePrivacy-richtlijn. VetScribe plaatst geen tracking-cookies en gebruikt geen externe analytics-diensten zoals Google Analytics.

Op grond van de AVG heeft u recht op:

• Inzage (art. 15) — welke gegevens wij van u verwerken
• Correctie (art. 16) — onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering (art. 17) — uw account en alle gegevens laten verwijderen
• Beperking (art. 18) — verwerking tijdelijk laten stopzetten
• Bezwaar (art. 21) — bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang
• Dataportabiliteit (art. 20) — uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen

Neem contact op via sem@vetscribe.nl om uw rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen.

VetScribe biedt een verwerkersovereenkomst (DPA) aan conform art. 28 AVG. Deze is beschikbaar voor praktijken die VetScribe inzetten. Neem contact op via sem@vetscribe.nl.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor alle communicatie
• Database in EU-datacenter (Frankfurt, ISO 27001 gecertificeerd)
• Minimale gegevensopslag — wij bewaren niet meer dan strikt noodzakelijk
• Toegangscontrole op basis van service-rollen
• Rate limiting ter bescherming tegen misbruik
• HttpOnly en Secure cookies ter bescherming tegen XSS

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

Heeft u een klacht over onze gegevensverwerking? Neem eerst contact op via sem@vetscribe.nl. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.